Bij The Reference willen we u zoveel mogelijk controle geven over uw persoonlijke informatie die u achterlaat via de website of via andere communicatiekanalen die wij beheren. We willen iedere gebruiker informeren over het gebruik van uw persoonlijke data verkregen via onze website (the-reference.com/reference.be) en/of onze diensten. Deze informatie zal altijd gedeeld worden voorafgaand aan of gedurende de gegevensinvoer door een gebruiker.
Om het succes van onze activiteiten te garanderen, moeten we persoonlijke data van individuen verwerken. Onder individuen vallen: klanten, werkzoekenden, journalisten, verkopers, leveranciers, aandeelhouders, onderaannemers, concurrenten, alumni en andere mensen met wie we een relatie hebben of die we eventueel nodig zouden kunnen hebben.
We staan erop de rechten te respecteren van de mensen wiens persoonlijke data verwerkt wordt. Daarom zorgen we ervoor dat alle gegevensverwerking voldoet aan de wetten beschreven in de Algemene Verordending Gegevensbescherming (“AVG”) en nationale wetten van de landen waarin we werkzaam zijn.
Dit privacy document beschrijft welke persoonlijke data we verzamelen, hoe we dat doen, hoelang we die bijhouden en de rechten die u heeft met betrekking tot uw persoonlijke data. Het is van toepassing op alle persoonlijke data die aan ons overhandigd worden via de website, via mail of via eender welke andere manier.
Verwerkingsverantwoordelijke
The Reference NV, geregistreerd op Stapelplein 70, 9000 Gent (België), onder nummer BE 0474.475.203 (hieropvolgend: “The Reference”) is de beheerder gezien zij de manier en het doel van de verwerking van uw persoonlijke data bepaalt.
Persoonlijke data die we over u verzamelen
Indien mogelijk, zullen we steeds proberen de data te verzamelen direct van de persoon in kwestie. Het kan echter soms nodig zijn om persoonlijke data te verzamelen via derden in het kader van toekomstige relaties (klanten of kandidaten).
I.Informatie waarvan u ons voorziet:
II.Informatie die we automatisch kunnen verzamelen als u onze website bezoekt:
III.Gebruik van de gegevens van kinderen:
We verzamelen, verwerken of slaan geen data op van kinderen onder de leeftijd van 16 jaar. Verder bieden wij kinderen geen producten of diensten aan wanneer zij hiervoor niet de wettelijke leeftijd hebben. Wanneer we ons bewust zijn van data die we verzameld hebben over kinderen, verwijderen we deze onmiddellijk door de data volledig uit onze database te wissen.
Ten laatste, informatie verzameld op onze site kan opgeslagen en verwerkt worden in anonieme statistieken of logbestanden voor intern gebruik, zoals verkeers- en profielanalyse.
Doelen
Het kan zijn dat we verschillende categorieën van persoonlijke data verwerken om te gehoorzamen aan de wettelijke vereisten, professionele standaarden, ons intern beleid of verdediging van claims. De specifieke doelen die we op dit moment kunnen aangeven zijn:
Mits u uw expliciete toestemming geeft, zullen wij uw contactgegevens gebruiken om u onze nieuwsbrief toe te sturen. Het kan zijn dat we uw persoonlijke data voor andere doeleinden gebruiken, hier houden wij u steevast van op de hoogte bij het verzamelen van uw data.
Bewaringstermijn van uw persoonlijke data
Uw persoonlijke data worden slechts bewaard in onze informatiesystemen zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De data worden verwijderd wanneer wij deze niet langer nodig hebben en wanneer aan alle vereisten voldaan werd.
We zullen uw persoonlijke data behouden en gebruiken zo lang als nodig is om onze overeenkomsten na te komen, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhouding en fiscale verplichtingen) en om onenigheden op te lossen. Hiervoor zal uw persoonlijke data behouden worden gedurende de looptijd van onze contractuele relatie en tot tien jaar daarna.
Sollicitatieformulieren, notities van interviews en referenties van kandidaten die niet aangeworven zijn, worden bewaard voor een periode van twee jaar na de beëindiging van het wervingsproces. Hierna zullen we, wanneer we graag in contact blijven met een sollicitant, zijn/haar toestemming vragen om het cv nog twee jaar in onze wervingspool te bewaren. Deze data krijgen een tijdsvermelding in de database vanaf het moment waarop ze opgeslagen worden om er zo voor te zorgen dat de data correct worden behandeld.
In alle gevallen kunnen persoonlijke data voor een langere periode behouden worden wanneer er een legale of wettelijke reden is om dat te doen. De data kunnen eveneens voor een kortere periode behouden worden wanneer het individu zich verzet tegen het verwerken van zijn persoonlijke data en wanneer er niet langer een legitiem doel is om de data te behouden.
Legale basis
We verwerken enkel uw persoonlijke data als tenminste een van onderstaande redenen van toepassing is:
Openbaarmaking aan derden
We delen geen persoonlijke data met derden, tenzij:
Overdracht aan landen buiten de EU
Wanneer we uw persoonlijke data overdragen aan andere landen, buiten de Europese Economische Ruimte, zullen we de nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke data uitsluitend verwerkt worden in overeenstemming met dit privacy document en dat voldoende beschermingsmaatregelen genomen zijn om uw persoonlijke data veilig te stellen. Deze regeling kan bestaan uit bindende bedrijfsregels (BCRs) voor overdrachten binnen de Emakina Group, contractuele clausules of door de EU goedgekeurde certificaten.
Uw rechten
In overeenstemming met de AVG, zullen we uw eisen beantwoorden binnen de verplichte tijd aangegeven in de AVG, om volgende rechten uit te oefenen:
U kan deze rechten uitvoeren door een verzoek te sturen via e-mail naar privacy@the-reference.com of via de trage post naar The Reference, Stapelplein 70, 9000 Gent, België.
Databeveiliging
We doen ons uiterste best om een garantie te bieden voor de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veiligheid van de systemen en diensten die persoonlijke informatie verwerken. Deze acties kunnen bestaan uit fysieke beschermingsmaatregelen, netwerkbeschermingsmaatregelen en organisatorische maatregelen zoals trainingen, vertrouwelijkheidsclausules en beperkte toegang.
Aanpassingen aan dit document
Het kan zijn dat we dit privacy document van tijd tot tijd veranderen om nieuwe legale of wettelijke verplichtingen te weerspiegelen of als antwoord op nieuwe dataverwerkingsactiviteiten. Wanneer die veranderingen belangrijk zijn, kunnen we ervoor kiezen een e-mail uit te sturen met de nieuwe details, naar al onze geregistreerde gebruikers. Alle veranderingen zullen hier gepost worden en zullen gangbaar zijn vanaf het moment dat ze gecommuniceerd worden, of, indien vereist, vanaf het moment dat wij uw toestemming hebben. We adviseren u om regelmatig na te gaan of er veranderingen of updates zijn. Dit privacy document werd laatst herzien op 23 mei 2018.