Privacy & Gebruiksvoorwaarden voor de website

Bij The Reference willen we u zoveel mogelijk controle geven over uw persoonlijke informatie die u achterlaat via de website of via andere communicatiekanalen die wij beheren. We willen iedere gebruiker informeren over het gebruik van uw persoonlijke data verkregen via onze website (the-reference.com/reference.be) en/of onze diensten. Deze informatie zal altijd gedeeld worden voorafgaand aan of gedurende de gegevensinvoer door een gebruiker.

Om het succes van onze activiteiten te garanderen, moeten we persoonlijke data van individuen verwerken. Onder individuen vallen: klanten, werkzoekenden, journalisten, verkopers, leveranciers, aandeelhouders, onderaannemers, concurrenten, alumni en andere mensen met wie we een relatie hebben of die we eventueel nodig zouden kunnen hebben.

We staan erop de rechten te respecteren van de mensen wiens persoonlijke data verwerkt wordt. Daarom zorgen we ervoor dat alle gegevensverwerking voldoet aan de wetten beschreven in de Algemene Verordending Gegevensbescherming (“AVG”) en nationale wetten van de landen waarin we werkzaam zijn.

Dit privacy document beschrijft welke persoonlijke data we verzamelen, hoe we dat doen, hoelang we die bijhouden en de rechten die u heeft met betrekking tot uw persoonlijke data. Het is van toepassing op alle persoonlijke data die aan ons overhandigd worden via de website, via mail of via eender welke andere manier.

Verwerkingsverantwoordelijke

The Reference NV, geregistreerd op Stapelplein 70, 9000 Gent (België), onder nummer BE 0474.475.203 (hieropvolgend: “The Reference”) is de beheerder gezien zij de manier en het doel van de verwerking van uw persoonlijke data bepaalt.

Persoonlijke data die we over u verzamelen

Indien mogelijk, zullen we steeds proberen de data te verzamelen direct van de persoon in kwestie. Het kan echter soms nodig zijn om persoonlijke data te verzamelen via derden in het kader van toekomstige relaties (klanten of kandidaten).

I.Informatie waarvan u ons voorziet:

• Contactformulier, ingevuld door u op onze website: naam, e-mail, bedrijf, functietitel en telefoonnummer;
• Jobaanvragen (website of via recruitment bedrijf): cv, notities van het interview en gerelateerde wervingsinformatie;
• Uw feedback over bepaalde diensten of evenementen;
• Inhoud van correspondentie met ons via e-mail, telefoon of brieven;
• Aanmelding voor nieuwsbrief op de website: naam, e-mail;
• Informatie van sociale media wanneer u linkt naar onze website;
• Informatie in verband met uw gebruik van onze diensten;
• Contactgegevens van oude, huidige en toekomstige klanten;
• Contactgegevens van oude, huidige en toekomstige leveranciers, verkopers, investeerders of andere partners.

II.Informatie die we automatisch kunnen verzamelen als u onze website bezoekt:

• Technische informatie, onder andere uw IP-adres, browser type en versie
• Cookies en andere technologieën.(zie ons cookiebeleid voor meer informatie).

III.Gebruik van de gegevens van kinderen:

We verzamelen, verwerken of slaan geen data op van kinderen onder de leeftijd van 16 jaar. Verder bieden wij kinderen geen producten of diensten aan wanneer zij hiervoor niet de wettelijke leeftijd hebben. Wanneer we ons bewust zijn van data die we verzameld hebben over kinderen, verwijderen we deze onmiddellijk door de data volledig uit onze database te wissen.

Ten laatste, informatie verzameld op onze site kan opgeslagen en verwerkt worden in anonieme statistieken of logbestanden voor intern gebruik, zoals verkeers- en profielanalyse.

Doelen

Het kan zijn dat we verschillende categorieën van persoonlijke data verwerken om te gehoorzamen aan de wettelijke vereisten, professionele standaarden, ons intern beleid of verdediging van claims. De specifieke doelen die we op dit moment kunnen aangeven zijn:

• De persoonlijke data van klanten en prospecten: we gebruiken uw persoonlijke data om uw contract(en) op te stellen. Specifiek verwerken wij uw persoonlijke data om onze producten en diensten te aan te bieden, te leveren en te factureren. Daarnaast eveneens voor de uitvoering en de analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën. We gebruiken uw contactgegevens ook om u verder te informeren over onze producten en diensten die in lijn liggen met de reeds bestaande relatie. Verder gebruiken we uw contactgegevens ook voor marketing zoals bijvoorbeeld het aanbieden van promoties.
• De persoonlijke data van leveranciers, verkopers, klanten en partners: we verwerken uw persoonlijke data om onze overeenkomsten te sluiten en uit te voeren en om onze relaties te beheren.
• De data van werkzoekenden: uw persoonlijke data worden opgeslagen voor de aanwervings- en selectieprocedures. Specifiek, worden uw persoonlijke data verwerkt om zo uw profiel en vaardigheden voor een job in kaart te brengen om u dan gerichte vacatures aan te bieden.

Mits u uw expliciete toestemming geeft, zullen wij uw contactgegevens gebruiken om u onze nieuwsbrief toe te sturen. Het kan zijn dat we uw persoonlijke data voor andere doeleinden gebruiken, hier houden wij u steevast van op de hoogte bij het verzamelen van uw data.

Bewaringstermijn van uw persoonlijke data

Uw persoonlijke data worden slechts bewaard in onze informatiesystemen zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De data worden verwijderd wanneer wij deze niet langer nodig hebben en wanneer aan alle vereisten voldaan werd.

We zullen uw persoonlijke data behouden en gebruiken zo lang als nodig is om onze overeenkomsten na te komen, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhouding en fiscale verplichtingen) en om onenigheden op te lossen. Hiervoor zal uw persoonlijke data behouden worden gedurende de looptijd van onze contractuele relatie en tot tien jaar daarna.

Sollicitatieformulieren, notities van interviews en referenties van kandidaten die niet aangeworven zijn, worden bewaard voor een periode van twee jaar na de beëindiging van het wervingsproces. Hierna zullen we, wanneer we graag in contact blijven met een sollicitant, zijn/haar toestemming vragen om het cv nog twee jaar in onze wervingspool te bewaren. Deze data krijgen een tijdsvermelding in de database vanaf het moment waarop ze opgeslagen worden om er zo voor te zorgen dat de data correct worden behandeld.

In alle gevallen kunnen persoonlijke data voor een langere periode behouden worden wanneer er een legale of wettelijke reden is om dat te doen. De data kunnen eveneens voor een kortere periode behouden worden wanneer het individu zich verzet tegen het verwerken van zijn persoonlijke data en wanneer er niet langer een legitiem doel is om de data te behouden.

Legale basis

We verwerken enkel uw persoonlijke data als tenminste een van onderstaande redenen van toepassing is:

• Voor de voorbereiding of uitvoering van een contract.
• Om te gehoorzamen aan de legale en wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn.
• Voor legitieme bedrijfsinteresse, in dit geval zoeken we altijd een evenwicht tussen die interesse en het respecteren van uw privacy.
• Als het niet gaat om een van bovenstaande opties, dan vragen we steeds uw expliciete toestemming

Openbaarmaking aan derden

We delen geen persoonlijke data met derden, tenzij:

• Met andere bedrijven die ook bij Emakina Group aangesloten zijn, voor dezelfde doeleinden als diegene die gespecificeerd zijn in dit privacy document.
• Met onderaannemers en derden met als doel het uitvoeren van een contract dat wij met hen aangaan of dat wij met u aangaan.
• Met derden die die diensten uitvoeren voor ons om ons te helpen met onze bedrijfsactiviteiten. Deze dienstverleners mogen uw persoonlijke data slechts gebruiken volgens de taak die ze moeten uitvoeren.
• Toegestaan of vereist door geldende wetten of wettelijke eisen.
• Met de wetgevende autoriteiten of andere regeringsambtenaren.
• Met andere derden mits uw toestemming. In dit geval zal uitdrukkelijk toestemming gevraagd worden wanneer u uw data ingeeft of stuurt.

Overdracht aan landen buiten de EU

Wanneer we uw persoonlijke data overdragen aan andere landen, buiten de Europese Economische Ruimte, zullen we de nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke data uitsluitend verwerkt worden in overeenstemming met dit privacy document en dat voldoende beschermingsmaatregelen genomen zijn om uw persoonlijke data veilig te stellen. Deze regeling kan bestaan uit bindende bedrijfsregels (BCRs) voor overdrachten binnen de Emakina Group, contractuele clausules of door de EU goedgekeurde certificaten.

Uw rechten

In overeenstemming met de AVG, zullen we uw eisen beantwoorden binnen de verplichte tijd aangegeven in de AVG, om volgende rechten uit te oefenen:

• Het recht om geïnformeerd te worden: we zijn transparant door u eender welke informatie omtrent het verwerken van uw persoonlijke data te verschaffen aan de hand van dit privacy document of specifieke informatieaankondigingen op het moment van verzameling.
• Recht tot toegang: u heeft het recht om een kopie te vragen van de persoonlijke data die we over u bijhouden. Het kan zijn dat we een identiteitsbewijs vragen alvorens dergelijke aanvragen goed te keuren.
• Recht tot verbetering: wanneer de persoonlijke data die we over u bezitten onvolledig of niet accuraat zijn, heeft u het recht om ons te vragen deze te updaten of te corrigeren.
• Het recht om vergeten te worden: u heeft het recht om ons te vragen al uw persoonlijke data te wissen. We zullen uw persoonlijke data verwijderen zonder onnodige vertraging wanneer we geen legale reden of geen legitiem doel hebben om deze verder te verwerken.
• Het recht om verwerking te verbieden: in sommige specifieke gevallen, heeft u het recht om ons te vragen te stoppen met uw data te verwerken. We hebben dan nog steeds toestemming om uw informatie te bewaren, maar kunnen deze niet verder verwerken.
• Het recht tot dataportabiliteit: dit recht is enkel van toepassing op persoonlijke data die u aan ons heeft aangeboden, gebaseerd op uw toestemming of voor de uitvoering van een contract. We zullen uw persoonlijke data weergeven in een gestructureerd en leesbaar formaat om het mogelijk te maken uw data gemakkelijk over te hevelen naar een andere beheerder of om deze onmiddellijk door ons over te laten plaatsen indien dit technisch mogelijk is.
• Het recht om bezwaar: indien u niet langer op de hoogte wenst te worden gesteld van eventuele updates of direct marketing wil ontvangen, bent u gerechtigd om een dergelijk verzoek in te dienen via mail of te klikken op de afmelden-link beschikbaar in al onze e-mails. Houdt u er rekening mee dat geen bezwaar mogelijk is tegen de verwerking van persoonsgegevens indien deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en de betrokkene of de vennootschap van de betrokkene (bijvoorbeeld: voor het factureren van de betrokkene of de onderneming van de betrokkene voor de bestelde trainingen of vakken...).
• Het recht om klacht in te dienen: u heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten (in België: gegevensbeschermingsautoriteit) als u ervaart dat de verwerking van uw persoonlijke data niet overeenkomt met dit privacy document of de AVG.

U kan deze rechten uitvoeren door een verzoek te sturen via e-mail naar privacy@the-reference.com of via de trage post naar The Reference, Stapelplein 70, 9000 Gent, België.

Databeveiliging

We doen ons uiterste best om een garantie te bieden voor de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veiligheid van de systemen en diensten die persoonlijke informatie verwerken. Deze acties kunnen bestaan uit fysieke beschermingsmaatregelen, netwerkbeschermingsmaatregelen en organisatorische maatregelen zoals trainingen, vertrouwelijkheidsclausules en beperkte toegang.

Aanpassingen aan dit document

Het kan zijn dat we dit privacy document van tijd tot tijd veranderen om nieuwe legale of wettelijke verplichtingen te weerspiegelen of als antwoord op nieuwe dataverwerkingsactiviteiten. Wanneer die veranderingen belangrijk zijn, kunnen we ervoor kiezen een e-mail uit te sturen met de nieuwe details, naar al onze geregistreerde gebruikers. Alle veranderingen zullen hier gepost worden en zullen gangbaar zijn vanaf het moment dat ze gecommuniceerd worden, of, indien vereist, vanaf het moment dat wij uw toestemming hebben. We adviseren u om regelmatig na te gaan of er veranderingen of updates zijn. Dit privacy document werd laatst herzien op 23 mei 2018.