Menu
the REFERENCE

De stekker eruit: het gevaar van passieprojecten

Het woord 'passieproject' verwijst naar een project dat veel voor iemand betekent, maar doorgaans niet echt noodzakelijk of belangrijk is. In de meeste gevallen raden we aan om zulke projecten te vermijden. Als in: "Maak dat je wegkomt. En snel." In deze blogpost zetten we de gevaren van passieprojecten voor je op een rijtje. Daarnaast leggen we je uit hoe je ze detecteert en de kop kunt indrukken.
 

 

Over het algemeen zijn er twee soorten passieprojecten:

Tot de eerste soort rekenen we de projecten waarbij iemands persoonlijke voorkeur de objectieve besluitvorming dwarsboomt. Bovendien worden ze uitgevoerd binnen de officiële strategische roadmap. Zoals je je wellicht kunt inbeelden, heeft dat heel wat gevolgen voor de organisatie.

De tweede soort zijn projecten die werden opgestart als persoonlijk leermoment. Zelfontplooiing en autonomie zijn de factoren die het meest bijdragen aan werkplezier. De werknemer verwerft dankzij zulke projecten wellicht ook vaardigheden die hem beter maken in zijn job. In zulke situaties moeten organisaties per geval beslissen of ze een officiële context willen creëren voor het project.

Soms kan het resultaat van een persoonlijk passieproject echter ook nuttig zijn voor het bedrijf. In dat geval kun je het passieproject zelfs toevoegen aan de officiële roadmap. Let er wel op dat je het project dan niet meer als passieproject behandelt. Verwar dergelijke projecten ook niet met experimenten. Experimenten kunnen binnen organisaties worden uitgevoerd, maar vooraleer men R&D integreert in de organisatiestructuur, moet men wel zorgvuldig afwegen welke effecten dat heeft. In dit artikel focussen we op de eerste soort passieprojecten: projecten die deel uitmaken van de officiële roadmap.


Pet projects

 

Alarm, alarm

Waarom zijn passieprojecten zo gevaarlijk? Het zit zo: de ‘persoonlijke band’ die we met een project hebben, vertekent ons beeld ervan. We hebben de neiging om zaken over het hoofd te zien of bepaalde aspecten door de vingers te zien. Beeld je in dat je partner van katten houdt. De afspraak is dat de katten niet op de tafel mogen, maar we weten allemaal dat dat je partner niet tegenhoudt om de kat stiekem wat restjes kaas te geven onder de stoel. En na een tijdje ... Yep! Daar zitten de katten dan: op de tafel.

Kortom: we leven in een snel evoluerende wereld waar alles voortdurend en razendsnel verandert. Je moet dus agile zijn, wat betekent dat je snel kunt inspelen op nieuwe situaties. Maar je kunt uiteraard niet elke maand je bedrijf opnieuw uitvinden. Blijf steeds focussen op je bedrijf en verander niet óm te veranderen.

Experimenteren kan nuttig zijn, aangezien experimenten niet diezelfde persoonlijke betekenis hebben als passieprojecten. Als een experiment mislukt, trek je er lessen uit, groei je en probeer je iets nieuws. Passieprojecten vormen een gevaar voor die mentaliteit:

Passieprojecten leiden je af van je strategische koers.

Experimenteren is cruciaal als je relevant wil blijven. 

 

Omgaan met verandering en disruptie wordt moeilijker door passieprojecten

Op het einde liet Rose Jack los, toch? Bij een experiment wil je nagaan of iets lukt of mislukt, maar bij een passieproject wil je absoluut niet dat het mislukt. Dat maakt het veel moeilijker om je passieproject los te laten. De kans is dan ook reëel dat je middelen verspilt om het project in leven te houden.

Passieprojecten hypothekeren toekomstige projecten

De persoon die zich in een passieproject heeft vastgebeten kan verschillende rollen spelen in dat project:

De eigenaar van het project, die de middelen voorziet
De uitvoerder, projectmanager of consultant
Jijzelf

De impact van een passieproject verschilt sterk naargelang de rol van die persoon. Waarom wil hij dit? Nobody asked for it (this is for example the famous CEO-button), or in the way progress or results are presented (this is for example the famous “you can prove everything with numbers) or in the actual results.

Dat leidt tot minder vertrouwen bij de stakeholders en hypothekeert zo ook toekomstige projecten.

 

Passieprojecten zorgen dat je minder anticipeert en vooruitkijkt.

Passieprojecten werken als oogkleppen. Omdat je zo sterk focust op het project, verlies je uit het oog dat de toekomst steeds minder voorspelbaar is. Je denkt niet meer vooruit. Om relevant te blijven moet je niet alleen nu succesvol zijn, maar ook zo georganiseerd zijn dat je binnen 5, 10 of zelfs 20 jaar nog steeds succesvol kunt zijn. Je moet dus voortdurend blijven presteren – en dat vereist voortdurende investeringen in innovatie om disruptie te voorkomen. In een bedrijfscontext zijn passieprojecten noch innovatief noch experimenteel. Behandel ze als zodanig of trek de stekker eruit.

 

Hoe ontdek en vermijd je passieprojecten?

Dat is geen eenvoudige vraag ... Wie moet er trouwens ‘ontdekken’? Als buitenstaander is het vrij eenvoudig om dergelijke projecten eruit te pikken. Van binnenuit (in het bedrijf) is dat echter veel moeilijker: je moet namelijk ingaan tegen de ‘eigenaar’ van het passieproject en rekening houden met bedrijfspolitiek.

Er zijn bovendien verschillende soorten passieprojecten. Volledige roadmaps kunnen een passieproject zijn, maar het kan even goed om een individueel project gaan, of zelfs een deliverable of feature. Afhankelijk van het soort project (het niveau waarop je inzoomt) kun je het op een andere manier ontdekken.

 

Passieprojecten ontdekken en vermijden op het hoogste niveau (roadmap, volledig project): blauwdruk maken en roadmap definiëren

Wanneer je inzoomt op het hoogste niveau, kun je een passieproject detecteren door een blauwdruk te maken van je dienstverlening. We gaan hier in een andere blogpost dieper op in, maar bij een blauwdruk komt het erop neer dat je alle facetten van je dienstverlening overloopt doorheen de customer journey. Voor elke fase die je klant doorloopt tijdens de customer journey, overloop je de handelingen van de klant, de touchpoints, de handelingen van medewerkers, de handelingen van medewerkers achter de schermen en de ondersteunende processen.
Op basis van deze blauwdruk kun je zien waar er zaken fout lopen. Vervolgens kun je bepalen hoe en wanneer je die hiaten moet opvullen. Je stelt dus een roadmap op, en als een bestaand project daar niet inpast, is het wellicht een passieproject.

Ga eerst na of het resultaat van het project in lijn ligt met de strategische koers van de organisatie. Onderzoek vervolgens of het resultaat haalbaar is en of het een hiaat in de blauwdruk wegwerkt. Dat laatste deel is het moeilijkste, want de eigenaar van een passieproject is er vaak van overtuigd dat dit het geval is (oogkleppen, weet je nog). Je kunt een van de technieken toepassen die we hieronder uitleggen, of een prototype van het project opzetten. In dat geval benader je het project vanuit een experimentele mentaliteit, en niet als passieproject.

 

Zoom op projectniveau: prioriteren en valideren

Op projectniveau kun je te maken krijgen met zoiets als ‘passie-deliverables’: kleinere features die de aandacht die ze krijgen, eigenlijk niet verdienen. Als buitenstaander kunnen we dergelijke deliverables snel ontdekken met behulp van de discoverymethode. Je kunt deze methode zelf toepassen wanneer je op een potentieel passieproject botst.

 

Detecteren en vermijden doe je zo ...

Hanteer bij elk project de discoverymethode, waarbij je de volgende elementen overloopt:

1. De actoren: Wie is er betrokken bij dit project? Wie zal het gebruiken? Voor wie moet dit project resultaten opleveren?
2. De problemen: Met welke problemen worstelen de actoren? Wat is hun ‘ergernis’? Wat gaan ze doen om dat probleem op te lossen (wat is hun ‘Job to Be Done’)? Lees zeker https://www.the-reference.com/nl-be/blog/liesbeth-van-cauwenberghe/2019/prove-you-are-on-track-with-what-your-customers-really-want om te ontdekken hoe je die info kunt vergaren.
3. De oplossingen: Hoe kunnen we hen helpen bij het verwezenlijken van hun Job to Be Done? Welke feature kunnen we met dit project ontwikkelen om een oplossing te bieden?
4. Het doel: Wat is ons bedrijfsdoel? Dit moet overeenstemmen met de strategische koers van de organisatie.
Geïnteresseerd in dit proces? Je leest er hier meer over: https://www.the-reference.com/en/blog/mathieudhondt/2019/7-steps-to-building-a-roadmap-with-confidence.

Het resultaat is een aantal potentiële features die nuttig kunnen zijn voor de actoren. Daarnaast moeten ze ook overeenstemmen met de doelstellingen van het bedrijf. In deze fase worden de barsten in een passieproject duidelijk. Zijn dit wel de actoren waarop we moeten focussen?
En als we die deliverables verwezenlijken, liggen ze dan in lijn met onze bedrijfsdoelen? Door die vragen te stellen kun je de barsten in een project ontdekken. Een mogelijke passiefeature is:

elke deliverable of feature die niet op een specifieke actor gericht is;
elke deliverable of feature die niet (rechtstreeks of onrechtstreeks) bijdraagt aan de bedrijfsdoelen;
elke deliverable of feature die het probleem van de actoren niet oplost.

 

Nog meer bewijs nodig?

Beeld je even in dat de doelstellingen haalbaar klinken en overeenstemmen met de strategische koers. Ook de actoren kloppen. Moet je je dan nog steeds zorgen maken? Helaas wel. De voorgestelde deliverables kunnen namelijk nog steeds een vleugje passieproject bevatten. 
Stel je voor dat je klant vraagt om "een snelle manier om in contact te komen met de juiste persoon in onze organisatie". Enkele mogelijke deliverables zijn dan:

op elke pagina van de site een contextuele contactsectie toevoegen met de contactgegevens van de salesmedewerkers die relevant zijn voor die pagina;
een chatbot installeren;
een live videochat toevoegen.
Kun jij het passieproject eruit halen? Eigenlijk zou elk van die projecten er een kunnen zijn:
Contextuele contactsectie: je wilt de salesmedewerkers centraal stellen omdat je vindt dat zij de touwtjes in handen moeten hebben.
Chatbot: je vindt chatbots op basis van AI gewoon supercool én ze ontlasten de klantenservice of salesafdeling.
Live videochat: dit is volgens jou de perfecte mix van een persoonlijke aanpak en een digitale oplossing.

 

Features valideren en prioriteiten stellen

Om de passieprojecten uit de voorgaande lijst te spotten kun je een aantal simpele, snelle technieken toepassen.
Basisinspanning vs. prioriteren o.b.v. ROI: voor elke feature kun je naar een aantal parameters kijken.

In welke mate is dit haalbaar? Wat moeten we doen (ontwikkeling, contentcreatie, systeemconfiguratie ...) om dit tot bij onze klant te krijgen?
In welke mate stemt dit overeen met een van de eerder gedefinieerde doelstellingen? Zullen we hier voordeel uit halen?

Als je op die manier prioriteiten stelt, zul je meteen zien waar je features en het uiteindelijke doel elkaar tegenspreken. Een andere, nauwkeurigere techniek om prioriteiten te stellen zijn de Zes Denkhoeden van De Bono: je overloopt alle deliverables en beoordeelt ze terwijl je telkens een andere virtuele denkhoed draagt.

Witte hoed: Geeft je de kans om verhelderende vragen te stellen om de deliverable wat beter te begrijpen.
Rode hoed: Met deze hoed mag je je buikgevoel volgen. Je mag je mening uiten, zonder dat je jezelf moet verantwoorden.
Gele hoed: Geef de redenen waarom je denkt dat dit idee kan werken.
Zwarte hoed: Wanneer je de zwarte hoed opzet, denk je na over de redenen waarom iets misschien niet zou werken. Let op, emoties zijn hier niet van toepassing. Die horen bij de rode hoed.
Groene hoed: Verwelkomt voorstellen, suggesties, ideeën, alternatieven.
Blauwe hoed: Controleert het proces en het gebruik van de andere hoeden.

De bovenstaande technieken kunnen binnen de organisatie worden toegepast, zonder er de klant of eindgebruiker bij te betrekken. Maar we weten allemaal wat er gebeurt wanneer je ervan uitgaat dat je je klant kent ... Als je dus echt harde feiten wilt, kun je nog een stapje verder gaan. Slaagt de voorgestelde feature erin de Job to Be Done uit te voeren voor je klant? Door klantinterviews af te nemen en de verschillende features te valideren met het KANO-model kun je de inzichten verwerven die je nodig hebt. Stel je klanten per feature deze twee vragen:

"Hoe aantrekkelijk zou het zijn als je feature X had?"
"Hoe geïrriteerd zou je zijn als je feature X niet had?"

Door die resultaten in kaart te brengen zul je al snel zien welke features je klanten blij maken, welke goed zullen presteren, welke hen onverschillig laten en welke features je klanten uit hun koers zullen brengen. Als die resultaten botsen met het hoofddoel van het passieproject, kun je het maar beter aanpassen of de stekker eruit trekken.
 
Wij hebben deze techniek zelf met succes toegepast bij verschillende projecten, waardoor we konden verhinderen dat onze klanten foute en dure (passie)features zouden implementeren.

Graph Pet Projects

Wees mild

Wow. Dat was heftig. Beeld je nu even in dat je alle stappen hebt doorlopen en op een aantal passieprojecten bent gebotst. Hoe confronteer je de eigenaar van het passieproject daarmee? Geen rekening gehouden met de eigenaar? That's a big no-no, want eigenaars zijn enorm gepassioneerd door hun project. Die passie kun je niet vervangen. Passie is bovendien uiterst waardevol en mag dus niet zomaar de kop ingedrukt worden. Betrek de eigenaar van het passieproject bij elke fase van het proces. Op die manier zal hij begrijpen waarom dit project niet de juiste plek is voor zijn passie. De inzichten, input en resultaten die je verkrijgt uit de technieken, zullen hopelijk zijn passie doen oplaaien voor een ander, beter, alternatief project dat wél geschikt is.

Was de eigenaar niet betrokken bij het proces? Ga dan samen stap voor stap door je redenering. Als de eigenaar er wel bij betrokken was, zou hij of zij moeten begrijpen waarom het project niet geschikt is of wat er gedaan kan worden om het in de roadmap te integreren.

Zit je vast met een specifiek passieproject? Of heb je hulp nodig bij het bepalen van de juiste projecten en roadmaps?
Wij helpen je met veel plezier verder!

Contacteer ons
 

Op de hoogte blijven?

top
more than digital
The Reference is niets zonder haar klanten. Melexis is een beursgenoteerde wereldspeler in de halfgeleider- en sensorenindustrie. We hielpen Melexis de toekomstige groei van het bedrijf te faciliteren door het merk te vernieuwen, de volledig nieuwe corporate website te bouwen en de exploitatie van de online kanalen vorm te geven. Lees meer over deze klant.